Iată 5 lucruri esențiale de care ar trebui să ții cont în digitalizarea României pentru a implementa soluții digitale menite și a optimiza serviciile publice și relația cu cetățenii.

Digitalizarea administrației publice locale nu este un simplu proiect IT, ci un proces profund de transformare organizațională.

În calitate de conducător al unei instituții publice, este esențial să înțelegi câteva aspecte cheie care pot influența decisiv succesul unui astfel de demers.

Rezistența la schimbare

Unul dintre obstacolele întâlnite în procesul de digitalizare este rezistența naturală la schimbare din partea personalului instituției. Multe dintre rolurile din administrația locală sunt definite de procese tradiționale, iar adaptarea la tehnologii noi poate genera disconfort sau neîncredere.

Rolul conducerii este esențial: printr-o viziune clară, comunicată constant și cu empatie, trebuie să transforme digitalizarea într-un obiectiv comun, înțeles și asumat de întreaga echipă. Atunci când oamenii înțeleg beneficiile reale ale schimbării – mai puțin stres, mai puțină birocrație, mai mult impact – susținerea acestui proces devine mult mai naturală.

Viteza schimbării digitale impune competențe solide și soluții flexibile

Ritmul accelerat în care evoluează tehnologia digitală obligă instituțiile publice să se adapteze rapid. Din acest motiv, competențele digitale ale funcționarilor publici, dar și abilitatea managerială de a integra eficient instrumentele digitale în activitatea zilnică, devin factori esențiali pentru succesul oricărui proiect de digitalizare.

Un element critic în acest proces este colaborarea strânsă între echipa internă și furnizorul de software. Dacă pregătirea funcționarilor nu este realizată la timp și într-un mod practic, apar rapid blocaje în utilizarea sistemului, ceea ce afectează în mod direct calitatea serviciilor oferite cetățenilor.

În contrast cu soluțiile învechite și rigide, o soluție digitală modernă trebuie să fie flexibilă și scalabilă. Înainte de a alege un partener tehnologic, asigură-te că platforma oferită se poate adapta rapid la nevoile în continuă schimbare ale administrației publice și că are capacitatea de a susține extinderea proceselor pe măsură ce instituția crește în complexitate și responsabilitate.

Primăria unei comune din județul Alba a implementat recent platforma Integra City dezvoltată de UNICORE, începând cu modulele de registratură electronică și formulare online. În mai puțin de șase luni, instituția a adăugat noi funcționalități – notificări automate, avize și autorizări online – datorită arhitecturii modulare și scalabile a soluției. Acest lucru a permis o adaptare rapidă la nevoile cetățenilor fără întreruperi în activitatea zilnică și fără investiții suplimentare majore.

Interoperabilitatea cu SNI – un criteriu esențial în alegerea soluției software

Una dintre cele mai importante cerințe tehnice actuale este ca soluțiile digitale ale primăriilor să fie compatibile cu Sistemul Național de Interoperabilitate (SNI). Interoperabilitatea asigură schimbul automat de date între instituții publice, elimină duplicarea informației și reduce birocrația pentru cetățeni.

Pentru ca digitalizarea să aibă un impact real, este esențial ca software-ul implementat să fie deja integrat sau să permită integrarea facilă cu infrastructura națională de date.

Atunci când alegi un furnizor de software, ține cont de următoarele aspecte:

Alegerea corectă a furnizorului de software: între promisiuni și realitate

În procesul de digitalizare, una dintre cele mai importante decizii pe care le poate lua conducerea unei instituții publice este selectarea furnizorului de software. Alegerea greșită poate duce la întârzieri, incompatibilități sau, mai grav, la investiții pierdute. De aceea, setarea corectă a așteptărilor încă din faza de achiziție este esențială.

Setarea așteptărilor

În etapa de ofertare, furnizorii de software tind să pună accentul pe beneficii, uneori fără a evidenția clar limitările soluției propuse, riscurile reale sau resursele implicate. Mai mult, există riscul ca aceștia să nu țină cont de caracterul unic al fiecărei instituții publice, oferind soluții standardizate, fără personalizare.

Ce poți face? Aplică gândirea critică în dialogul cu potențialii parteneri. Adresează întrebări concrete:

●     Cum arată, etapizat, implementarea soluției în realitate?

●     Cât durează efectiv configurarea și formarea personalului?

●     Care sunt limitele soluției în raport cu structura instituției tale?

●     Ce se întâmplă dacă infrastructura IT actuală nu este compatibilă?

Un simplu exercițiu de clarificare ajută la ajustarea așteptărilor privind timpul, bugetul și resursele implicate în proiect, crescând șansele de reușită.

Personalizare și implementare

O instituție publică nu este o companie privată – are responsabilități, fluxuri și tipuri de date specifice. Dacă un furnizor susține că soluția sa trebuie implementată exact „așa cum este”, fără adaptare la realitatea locală, trebuie ridicat un semn de întrebare. Digitalizarea nu înseamnă doar adoptarea unei aplicații existente, ci modelarea acelei soluții în funcție de nevoile și procesele concrete ale instituției.

Un partener serios va insista pe etapa de analiză și personalizare și va evita rețetele universale.

Infrastructura digitală: diferența dintre SNI și cloud

Există adesea confuzii între Sistemul Național de Interoperabilitate (SNI) și infrastructura de tip cloud. Deși sunt complementare, ele au funcții diferite:

● SNI este infrastructura națională care facilitează schimbul automat de date între instituțiile publice – ca o rețea de „autostrăzi” între puncte fixe.

● Cloud-ul este „spațiul de stocare” flexibil în care aplicațiile și datele pot fi găzduite, accesate de oriunde și protejate în mod automat.

Folosirea unei soluții de tip cloud aduce avantaje clare: costuri mai reduse, acces de la distanță, scalabilitate și backup automat. În plus, este mult mai ușor de integrat cu SNI, comparativ cu sistemele vechi, rigide, care nu permit transfer automat de date.

O primărie care folosește un sistem vechi, fără API-uri moderne, trebuie să exporte datele în fișiere CSV sau PDF și să le trimită manual către alte instituții. Asta înseamnă muncă dublă, erori și timp pierdut – exact ce digitalizarea își propune să elimine.

Conform Autorității pentru Digitalizarea României (ADR), soluțiile digitale dezvoltate pentru instituțiile publice trebuie să fie „cloud native” sau „cloud ready”, să permită schimbul automat de date și să fie conforme cu Legea Interoperabilității.

Educația digitală a cetățenilor – cheia pentru o digitalizare reală

Unul dintre cele mai mari obstacole în calea digitalizării administrației publice este gradul scăzut de încredere al cetățenilor în sistemul administrativ și, implicit, în serviciile digitale oferite de autorități. Chiar și cea mai bine implementată platformă nu are impact dacă publicul nu o cunoaște, nu o înțelege sau nu o folosește.

Rolul autorității locale este esențial în crearea unei culturi digitale locale, în care cetățenii să fie informați, sprijiniți și motivați să interacționeze digital cu instituția.

Pentru a facilita acest proces, pot fi luate în considerare următoarele măsuri:

● Centre de suport digital – spații fizice în cadrul instituției (sau în parteneriat cu biblioteci/comunități locale) unde cetățenii pot primi asistență în utilizarea serviciilor digitale.

● Campanii de informare – comunicarea constantă și prietenoasă prin afișe, flyere, social media și presa locală despre modul de utilizare al platformelor digitale.

● Cursuri gratuite sau sesiuni demonstrative – în special pentru categoriile vulnerabile (vârstnici, persoane cu acces limitat la tehnologie).

● Instruirea personalului de la ghișeu – astfel încât să poată ghida cetățenii în tranziția de la interacțiunea fizică la cea digitală.

Digitalizarea autentică nu înseamnă doar softuri moderne, ci și cetățeni informați și încrezători că pot interacționa cu administrația într-un mod eficient și demn de încredere.

Diviziunea digitală – cum prevenim excluderea în era tehnologiei

Digitalizarea serviciilor publice nu trebuie să devină un factor de excludere pentru cetățenii care nu au acces facil la internet, competențe digitale sau echipamente moderne. Instituția publică are responsabilitatea de a garanta accesul echitabil la servicii, indiferent de mediul sau nivelul de alfabetizare digitală al cetățenilor.

Pentru ca un sistem digital să fie cu adevărat eficient, el trebuie să funcționeze în orice situație și pentru toți cetățenii – inclusiv pentru cei mai vulnerabili sau izolați.

Cum se poate reduce această diviziune digitală?

● Colaborare între autoritatea locală, sectorul privat și societatea civilă – pentru a identifica nevoile reale ale comunității și a găsi soluții incluzive (de exemplu, puncte de acces public la internet, dotarea centrelor comunitare cu echipamente IT, sprijin educațional pentru folosirea serviciilor online).

● Menținerea unui echilibru între canalele digitale și cele tradiționale – în special în fazele inițiale ale digitalizării, când tranziția trebuie făcută cu grijă, fără a crea bariere suplimentare.

● Monitorizarea constantă a nivelului de utilizare – pentru a înțelege ce segmente ale populației nu folosesc platformele digitale și de ce, și pentru a adapta intervențiile în mod proactiv.

În cadrul platformei Integra City, unele primării din mediul rural au solicitat ca aplicația să includă un modul de analiză a traficului și al utilizării pe fiecare serviciu digital disponibil (cereri, formulare, notificări etc.). Această funcționalitate a permis autorităților să observe că anumite servicii online erau utilizate mai puțin de persoanele peste 60 de ani. Ca urmare, primăriile au organizat sesiuni demonstrative și au oferit asistență în bibliotecile comunale, reducând semnificativ decalajul digital în doar câteva luni.

Digitalizarea nu înseamnă doar tehnologie, ci acces universal la servicii publice moderne. O administrație locală digitală este una care include, nu una care exclude, de aceea 5 lucruri pe care trebuie să le știi în procesul de digitalizare poate fi util pentru tine.