Managementul digital al documentelor reprezintă fundamentul modernizării activității unei primării, permițând automatizarea fluxurilor interne, accesul rapid la informații și o transparență reală în relația cu cetățenii.

Cuprins

1. Introducere

1.1. Despre UNICORE – Connecting Worlds
1.2. Scopul articolului
1.3. Importanța transformării digitale în administrația publică
1.4. Contextul legislativ și strategic (PNRR, Strategia Națională privind Transformarea Digitală)

2. Ce este un Sistem de Management al Documentelor (DMS)

2.1. Definiție și rol în infrastructura digitală a unei instituții
2.2. Componentele de bază ale unui DMS
2.3. Diferența între registratură electronică, arhivare digitală și managementul documentelor
2.4. Standardele și conformitatea (GDPR, eIDAS, ISO 15489)

3. Provocările actuale din administrația publică

3.1. Birocrație, volum mare de documente și lipsa trasabilității
3.2. Riscuri privind pierderea informațiilor și securitatea datelor
3.3. Dificultăți în colaborarea interdepartamentală
3.4. Lipsa unei viziuni integrate asupra fluxurilor de lucru

4. Beneficiile implementării unui Sistem de Management al Documentelor

4.1. Eficientizarea fluxurilor administrative
4.2. Reducerea birocrației și a timpului de procesare
4.3. Creșterea transparenței și trasabilității
4.4. Securitatea și protecția datelor
4.5. Accesul rapid la informații și decizii bazate pe date
4.6. Conformitatea cu legislația în vigoare și auditabilitatea completă
4.7. Integrarea cu alte sisteme informatice (RoeID, cloud guvernamental, arhive electronice)

5. Modul de funcționare al sistemului

5.1. Înregistrarea documentelor (intrare/ieșire/interne)
5.2. Fluxurile de aprobare și circuitul documentelor
5.3. Versiuni, istorii și drepturi de acces
5.4. Căutare avansată și filtrare după metadate
5.5. Semnătura electronică și arhivarea digitală
5.6. Notificări, alerte și monitorizare în timp real

6. Exemple

6.1. Integra City – digitalizarea registraturii în administrația locală
6.2. Implementarea în cadrul DSP Cluj și DSP Timiș
6.3. Impactul măsurabil: timp de procesare, costuri și satisfacția utilizatorilor

7. Ghid pentru manageri și administratori

7.1. Cum se planifică o tranziție digitală
7.2. Etapele implementării unui DMS (analiză, dezvoltare, instruire, mentenanță)
7.3. Indicatori de performanță (KPI) și evaluarea rezultatelor
7.4. Recomandări pentru schimbarea organizațională și adoptarea tehnologiei

8. Suport și parteneriat cu Integra City

8.1. Servicii de implementare, instruire și mentenanță
8.2. Contact și consultanță personalizată
8.3. Resurse suplimentare și demonstrații live

Documentație – Cum poate ajuta modulul de management al documentelor în primărie

Introducere

1.1. Despre UNICORE – Connecting Worlds

Prezentul articol elaborat de UNICORE – Connecting Worlds, o companie românească de tehnologie fondată cu misiunea de a conecta oamenii, instituțiile și datele prin soluții digitale moderne. Cu o experiență solidă în dezvoltarea de software personalizat și implementarea de sisteme informatice integrate pentru administrația publică, sănătate, educație și mediul privat, UNICORE este recunoscută pentru capacitatea sa de a transforma procesele administrative în fluxuri digitale eficiente, transparente și sigure. Expertiza acumulată în proiecte de transformare digitală și dezvoltarea suitei proprii de aplicații Integra – care include Integra City, Integra Health, Integra Edu, Integra Corporate și Integra ONG – deja utilizate de numeroase instituții și organizații din România, recomandă compania ca un partener de încredere și o autoritate în domeniul digitalizării.

Prin toate aceste direcții de dezvoltare, UNICORE își consolidează rolul de promotor al transformării digitale sustenabile în România, oferind soluții adaptate fiecărui domeniu și fiecărei instituții, indiferent de nivelul de maturitate digitală. Elaborarea acestui articol reflectă angajamentul companiei de a împărtăși bune practici și cunoștințe acumulate în teren, pentru a sprijini managerii și administratorii publici în procesul de modernizare și eficientizare a activității instituționale.

1.2. Scopul documentației

Documentația are ca scop prezentarea beneficiilor esențiale ale integrării tehnologiei digitale în administrația publică, prin implementarea unui sistem de management al documentelor (DMS) care optimizează traseul acestora — de la înregistrare și avizare, până la aprobare și soluționare. Documentul explică modul în care utilizarea modulului de management al documentelor Integra City dezvoltat de compania UNICORE contribuie la respectarea termenelor legale, la creșterea transparenței instituționale și la asigurarea unei arhivări electronice sigure și conforme cu prevederile Legii Arhivelor Naționale.

În cazul în care această documentație nu răspunde tuturor întrebărilor sau necesităților dumneavoastră specifice, vă invităm să ne contactați direct. Echipa Integra City este disponibilă pentru a oferi clarificări suplimentare, demonstrații personalizate ale soluțiilor noastre și consultanță adaptată contextului fiecărei instituții. Ne dorim ca fiecare parteneriat să pornească de la o înțelegere reală a nevoilor și provocărilor din teren, iar dialogul deschis reprezintă primul pas către o transformare digitală autentică și sustenabilă.

1.3. Importanța transformării digitale în administrația publică

Contextul legislativ al administrației publice în România este unul complex și în continuă evoluție, urmărind alinierea la standardele europene de guvernanță și digitalizare. Cadrul general este guvernat de Constituție, Codul Administrativ (care reglementează organizarea și funcționarea UAT-urilor), și legi specifice privind funcționarii publici și transparența. În zona digitală, legislația a cunoscut o accelerare rapidă, fiind centrată pe principiile de e-Guvernare și interoperabilitate. Documentele cheie sunt OUG 38/2020 (care impune utilizarea înscrisurilor și semnăturilor electronice), Regulamentul eIDAS (care standardizează semnătura electronică calificată) și, cel mai recent, legi precum Legea 201/2024 și cele derivate din PNRR (Planul Național de Redresare și Reziliență), care obligă UAT-urile să implementeze soluții de management al documentelor și de arhivare electronică, impunând totodată principiul „O Singură Dată” (Once Only) pentru a elimina birocrația și a construi un ecosistem administrativ interconectat.

Adoptarea DMS-ului Integra City poziționează Primăria ca o instituție aliniată la viziunea digitală a Uniunii Europene, definită în strategii precum DECIDE și măsurată prin Indicele DESI (Digital Economy and Society Index):

Fundament pentru Fondurile Europene (PNRR): Un sistem DMS performant (cu funcționalități clare de Indexare, Workflow și API-uri deschise) nu este doar eligibil, ci este esențial pentru decontare. Prin DMS, Primăria demonstrează o capacitate administrativă modernă, îndeplinind cerințele de interoperabilitate și de securitate cibernetică impuse de Uniune.
Modelul European de Excelență (Control pe Termen Scurt și Lung): Europa promovează o guvernanță eficientă. Un sistem digital furnizează metrici clare (KPI) — timp de soluționare redus, volume de cereri procesate, identificarea blocajelor — transformând managementul bazat pe presupuneri într-unul bazat pe date. Acest lucru este vital pentru a justifica deciziile, pentru a crește scorul de satisfacție a cetățenilor (un KPI cu impact politic direct) și pentru a demonstra Transparență și Auditabilitate Completă în fața oricărui organism de control.
Capitalizarea Cunoștințelor și Securitate Juridică: Dincolo de automatizarea internă, Integra City asigură memoria instituțională. Documentația electronică, arhiva legală și fluxurile standardizate nu se pierd odată cu plecarea funcționarilor cheie. Aceasta garantează continuitatea administrativă și protejează investițiile, lăsând în urmă o moștenire solidă și digitală care consolidează imaginea politică a actualei administrații. Prin digitalizare, Primăria dobândește control complet și vizibilitate absolută asupra întregului său circuit administrativ.

1.4. Contextul legislativ și strategic (PNRR, Strategia Națională privind Transformarea Digitală)

1.4.1. Miza Strategică a PNRR: De ce Digitalizarea este Vitală (Factor de Risc Național)

Guvernarea digitală este o condiționalitate cheie pentru aderarea la spațiul european modern. Investițiile masive prin PNRR (Planul Național de Redresare și Reziliență), Componenta C7 – Transformare Digitală, nu sunt un simplu program de finanțare, ci un mecanism de recuperare a decalajului istoric față de statele membre avansate (precum Estonia, liderul digital al UE). România rămâne codașă în Indicele DESI (Digital Economy and Society Index) al UE.

Acest decalaj există din mai multe cauze, dar o parte importantă este datorată fragmentării sistemelor IT și a lipsei de interoperabilitate – exact problemele pe care un DMS le rezolvă.

PNRR reprezintă ultima șansă de finanțare integrală a unei infrastructuri digitale coerente. Eșecul de a implementa soluții conforme, bazate pe standarde deschise (API-uri) și pe respectarea principiului „O Singură Dată” (Once Only), înseamnă nu doar pierderea fondurilor, ci și menținerea riscului de ineficiență sistemică la nivel local, ceea ce contravine flagrant obiectivelor de reformă. Soluția Integra City vă oferă avantajul de a fi deja aliniați la aceste standarde.

1.4.2. Cadrul Legal Intern: Remedii la Problemele Sistemice (OUG 38/2020 și Legea 201/2024)

Legislația digitală internă a fost emisă ca un răspuns direct la ineficiența birocratică. OUG 38/2020 nu este o obligativitate legală de a folosi înscrisuri și semnături electronice, punând capăt erei hârtiei ca singur suport legal. Aceasta plasează DMS-ul în poziția de instrument legal esențial al Primăriei.

De asemenea, Legea 201/2024 (care modifică Legea Arhivelor Naționale) adresează o vulnerabilitate critică a statului român: lipsa de integritate pe termen lung a documentelor digitale. Această lege impune standarde stricte pentru Arhivarea Electronică Legală.

Prin DMS-ul Integra City, evitați riscul de a fi amendați pentru neconformitate. Modulul nostru de Arhivare Electronică vă garantează că documentele păstrate (succesiuni, patrimoniu, decizii de consiliu) sunt inalterabile și respectă cerințele de export standardizat impuse de lege, transformând o obligație legală costisitoare într-o garantie de securitate juridică.

1.4.3. (Paralela) Lecția Estoniei

Estonia, o țară care pleacă dintr-un context post-sovietic similar cu al nostru, a decis în anii ’90 să investească masiv în digitalizare ca politică de stat, atingând azi o administrație 99% online.

Lecția esențială este următoarea:

Fundația: Estonia a construit sistemul pe baza unui schimb de date securizat (X-Road), nu pe baze de date centralizate. Similar, Integra City folosește API-uri deschise, evitând silo-urile de date care au paralizat digitalizarea românească.

Încrederea și Controlul: Modelul estonian a crescut încrederea cetățenilor oferind transparență totală asupra fluxului de informații (cetățeanul știe în orice moment ce face Primăria cu datele lui). DMS-ul nostru permite exact acest lucru: trasabilitate completă a fiecărui act și tablouri de bord (dashboards) pentru management, care oferă Primarului controlul absolut, transformând o Primărie vulnerabilă într-o administrație transparentă și eficientă.

2. Ce este un Sistem de Management al Documentelor (DMS)

DMS-ul este sistemul care standardizează, securizează și automatizează fiecare act administrativ, eliminând ineficiența și riscul legal asociat documentelor pe hârtie.

2.1. Definiție și rol în infrastructura digitală a unei instituții

Un Sistem de Management al Documentelor (DMS) este soluția software care gestionează întregul ciclu de viață al unui document – de la crearea sau înregistrarea sa, până la arhivarea definitivă sau distrugerea legală. Din perspectivă funcțională, DMS-ul este coloana vertebrală digitală care asigură că fiecare proces (dispoziție, autorizație, cerere) este executat conform unei proceduri standardizate și automatizate (flux de lucru).

Rolul său principal este de a oferi certitudine, control și trasabilitate. Fără un DMS, Primăria funcționează ca o colecție de compartimente izolate, fiecare cu propriile reguli. Cu DMS-ul, instituția devine un sistem unitar, unde informația circulă rapid, respectă reguli unice și garantează că procesele administrative au forță probantă. Strategic, DMS-ul asigură și interoperabilitatea, fiind sistemul care face Primăria capabilă să schimbe date cu alte sisteme naționale (Cloud Guvernamental, alte UAT-uri), îndeplinind astfel cerințele PNRR.

2.2. Componentele de bază ale unui DMS Integra City

Soluția Integra City înglobează funcționalitățile esențiale ale unui DMS de clasă Enterprise, fiecare componentă fiind un instrument de securitate și eficiență pentru managementul Primăriei:

O componentă vitală o reprezintă Metadatele și Indexarea. Metadatele (cum ar fi Numărul de înregistrare, Departamentul responsabil, Termenul de soluționare sau Tipul de cerere) transformă documentul dintr-o simplă imagine într-o unitate de date structurată. Această structurare permite căutarea instantanee (full-text search) și, mai important, generarea rapidă de rapoarte de performanță (KPI) pe subiect, funcționar sau tip de cerere, oferind Primarului și managerilor viziunea de ansamblu necesară deciziilor bazate pe date.

Componenta Fluxului de Lucru (Workflow), esențială pentru eficiență. Aceasta stabilește trasee automate de circulație a documentelor, predefinite și obligatorii. Acest mecanism acționează ca un instrument de disciplină managerială, eliminând blocajele birocratice, scoțând documentul de sub controlul subiectiv al funcționarului individual și asigurând respectarea automată a termenelor legale.

Versionarea (Controlul Versiunilor) este crucială pentru protecția legală. Sistemul păstrează istoricul tuturor modificărilor, cu detalii despre cine și când a intervenit. Acest lucru garantează o pistă de audit inatacabilă a formei finale și a celei inițiale a oricărui act, evitând litigiile legale.

În cele din urmă, Securitatea și Criptarea sunt fundamentul sistemului. Accesul la documente este strict controlat pe bază de rol. Datele de autentificare și fișierele sunt criptate la cele mai înalte standarde, asigurând conformitatea GDPR și protejând datele sensibile ale cetățenilor de atacuri cibernetice sau acces neautorizat. Componentele de Preluare/Scanare completează tabloul, integrând documentele fizice cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a permite căutarea în conținutul acestora.

2.3. Diferența între registratură electronică, arhivare digitală și managementul documentelor

Acești trei termeni descriu cele trei faze obligatorii din viața unui document administrativ, toate gestionate de un DMS complet, cum este Integra City.

Faza de Registratură Electronică reprezintă punctul de Intrare/Ieșire Legală. Aici, documentul primește număr unic de înregistrare și dată certă, conferindu-i valoare legală de start. Fără această fază standardizată, documentul nu există oficial.

Faza de Management al Documentelor este faza de procesare. Aici, documentul circulă prin Fluxul de Lucru pentru avizare, redactare, colaborare și aprobare. Această etapă asigură trasabilitatea și controlul total asupra procesului decizional.

Faza de Arhivare Digitală este faza finală și cea mai importantă din perspectiva legalității pe termen lung. Aceasta înseamnă stocarea securizată și inalterabilă a documentului aprobat, conform termenelor legale (Legea 201/2024). DMS-ul Integra City oferă garanția că arhiva digitală este legală, inalterabilă și pregătită pentru orice audit.

2.4. Standardele și conformitatea (GDPR, eIDAS, ISO 15489)

Soluția Integra City transformă standardele tehnice și legale în garanții de risc zero pentru Primărie.

Conformitatea eIDAS garantează că funcționalitatea de Semnătură Electronică (atât simplă, cât și calificată) utilizată în sistem are forță probantă egală cu cea a documentului fizic semnat olograf în fața oricărei autorități. Aceasta este esențială pentru Dispozițiile de Primar și Hotărârile de Consiliu.

Conformitatea GDPR este asigurată prin controlul strict al accesului (funcționarul vede doar ce are voie) și prin criptarea datelor și auditabilitatea granulată, protejând astfel instituția de sancțiunile și riscurile de reputație asociate breșelor de date.

Adoptarea de Standarde Tehnice de nivel enterprise (precum ODMA, LDAP, WebDAV, SOAP) și furnizarea de API-uri deschise asigură deschiderea și longevitatea soluției. Aceste API-uri sunt mecanismul tehnic care permite Primăriei să realizeze Interoperabilitatea cu alte sisteme (ERP, GIS) și să implementeze eficient principiul Once Only, fără a fi blocată într-o soluție IT proprietară rigidă. De asemenea, conformitatea cu ISO 15489 (Records Management) confirmă că fluxurile și procedurile automate din Integra City sunt aliniate la cele mai bune practici globale.

3. Provocările actuale din administrația publică

Adoptarea tehnologiilor digitale în administrația publică este condiționată de soluționarea provocărilor structurale profunde. În contextul actual, aceste disfuncționalități sistemice generează pierderi economice și vulnerabilități legislative care intră sub incidența directă a managementului instituțional.

3.1. Birocrație, volum mare de documente și lipsa trasabilității

Volumul constant al documentelor pe suport de hârtie sufocă eficiența și crește costurile administrative (hârtie, consumabile, spațiu de arhivare fizică). Cea mai gravă problemă managerială este însă lipsa de trasabilitate a documentelor. În sistemul bazat pe hârtie, nu există o evidență electronică clară a traseului, fapt care duce la întârzieri și la responsabilitate diluată. Funcționarul nu poate fi localizat rapid, iar documentul stă blocat în sertare până la expirarea termenului legal. Fără DMS, nu există nicio metodă automată și inatacabilă de a monitoriza performanța reală a funcționarilor sau de a localiza în timp real actele cruciale (ex: contracte sau dispoziții).

3.2. Riscuri privind pierderea informațiilor și securitatea datelor

Administrația publică operează cu volume masive de date cu caracter personal și cu documente de patrimoniu cu valoare legală pe termen lung (succesiuni, terenuri). Stocarea acestora pe hârtie sau pe sisteme informatice izolate, fără backup centralizat, expune Primăria unui risc major de dezastru (incendiu, inundație, uzură fizică) sau de breșă de securitate. Un alt risc critic este accesul neautorizat la informații sensibile. Fără un sistem robust de Securitate și Criptare bazat pe rol, confidențialitatea datelor cetățenilor nu poate fi garantată, atrăgând riscul de sancțiuni severe conform reglementărilor GDPR.

3.3. Dificultăți în colaborarea interdepartamentală și lipsa de resurse umane

Comunicarea eficientă între departamentele Primăriei este îngreunată de barierele fizice (ex: plimbatul hârtiilor) și de barierele IT (sisteme disparate care nu comunică). Această lipsă de interoperabilitate afectează grav timpul de soluționare a cererilor complexe (ex: autorizațiile de construcție). Mai mult, aceste sisteme complexe nu pot fi gestionate de personalul IT restrâns sau ne-specializat al majorității UAT-urilor. Chiar și cu fonduri PNRR alocate, lipsa de specialiști IT calificați pentru implementare, administrare și mentenanță este o barieră financiară și de resurse care blochează de multe ori proiectele, forțând dependența de servicii de consultanță costisitoare.

3.4. Lipsa unei viziuni integrate asupra fluxurilor de lucru și rezistența la schimbare

În lipsa unui DMS, fiecare departament își creează propriile reguli de procesare a documentelor, rezultând o lipsă de viziune integrată și o fragmentare operațională. Aceasta duce la inconsistențe și ambiguități în tratarea cererilor, deschizând poarta către tratamente preferențiale sau erori umane. Această dezorganizare este exacerbată de rezistența la schimbare din partea personalului. Funcționarii sunt obișnuiți cu „dosarul cu șină” și percep noul sistem (DMS) nu ca pe o automatizare, ci ca pe un control sporit și o complexitate inutilă. Succesul digitalizării depinde de o viziune politică coerentă care să prioritizeze standardizarea proceselor și trainingul personalului, depășind astfel mentalitatea tradițională și asigurând adoptarea eficientă a noilor tehnologii.

4. Beneficiile implementării unui Sistem de Management al Documentelor (DMS)

Implementarea soluției DMS Integra City nu este o simplă cheltuială, ci o investiție strategică care aduce beneficii cuantificabile pe trei niveluri esențiale: eficiență operațională, managementul riscului și consolidarea capitalului politic. DMS-ul devine, astfel, instrumentul cheie pentru a transforma Primăria dintr-o instituție birocratică într-o administrație modernă.

4.1. Eficientizarea fluxurilor administrative și reducerea birocrației

Beneficiul primar al unui DMS este automatizarea Fluxurilor de Lucru (Workflow), care elimină drastic „plimbatul hârtiilor” și scurtează timpul de circulație a documentelor între departamente. Prin standardizarea proceselor, Integra City asigură că toate cererile sunt tratate după aceleași reguli, eliminând ambiguitățile și tratamentele preferențiale. Aceasta se traduce într-o reducere drastică a timpului de procesare pentru cetățeni și într-o creștere a productivității funcționarilor, care sunt eliberați de sarcini repetitive (copiere, îndosariere, căutare) pentru a se concentra pe soluționarea efectivă a cazurilor. Astfel, se obțin economii directe cu hârtia, tonerul și spațiul de arhivare fizică.

4.2. Creșterea transparenței și trasabilității

Un DMS eficient rezolvă problemele cronice de încredere prin asigurarea Auditabilității Complete (Trasabilitate). Sistemul înregistrează automat orice acțiune – Cine, Ce, Când și De Ce a vizualizat, modificat sau aprobat un document – oferind conducerii o viziune completă și imediată asupra întregului flux. Această trasabilitate acționează ca un instrument de disciplinare, permițând identificarea rapidă a funcționarilor care blochează intenționat documentele. La nivel extern, se poate oferi cetățenilor (prin portal) vizibilitate clară asupra stadiului dosarului lor, minimizând frustrarea și contribuind la reducerea corupției la ghișeu prin diminuarea interacțiunii umane repetitive.

4.3. Securitatea și protecția datelor

Riscul de pierdere a informațiilor din cauza dezastrelor fizice (incendii, inundații) sau a erorilor umane este eliminat prin stocarea centralizată și electronică. DMS-ul Integra City asigură protecția datelor cu caracter personal (GDPR) prin implementarea unui control strict al accesului, prin criptarea datelor de autentificare și a fișierelor și prin utilizarea Semnăturii Electronice Calificate (SECS). Această securitate automată protejează instituția de amenzile ANSPDCP și garantează că documentele cheie, precum Dispozițiile de Primar și Hotărârile de Consiliu, dețin istoric inatacabil și forță probantă în fața instanței.

4.4. Accesul rapid la informații, decizii bazate pe date și conformitate

DMS-ul centralizează informațiile, creând un Singur Punct de Adevăr pentru toate documentele Primăriei. Această centralizare permite Regăsirea Instantanee a oricărui document (contract, sesizare, decizie) prin criterii multiple. Cel mai important beneficiu managerial este Suportul Decizional Bazat pe Date: Primarul și conducerea primesc tablouri de bord (dashboards) cu indicatori de performanță (KPI) în timp real despre volumul de muncă, timpii de procesare și punctele critice din flux. Aceasta permite o planificare bugetară și o alocare a resurselor mult mai eficientă.

4.5. Conformitatea cu legislația și integrarea strategică

DMS-ul asigură Conformitatea cu legislația în vigoare (GDPR, eIDAS, Legea 201/2024 privind Arhivarea Electronică). Integra City transformă o obligație legală costisitoare într-un proces automatizat, garantând că arhiva digitală este legală și pregătită pentru orice audit sau solicitare din partea Curții de Conturi.

Din punct de vedere strategic, sistemul este proiectat pentru Integrarea cu alte sisteme informatice (ERP, GIS) și, mai ales, cu platformele naționale (RoeID, Cloud Guvernamental, Ghișeul.ro). Prin utilizarea de API-uri deschise, DMS-ul implementează efectiv principiul european Once Only, permițând schimbul securizat de date de la sursă. Astfel, Primăria nu doar îndeplinește cerințele obligatorii ale PNRR, ci demonstrează o capacitate administrativă modernă, esențială pentru atragerea de finanțări viitoare și pentru atragerea de investitori.

5. Modul de funcționare al sistemului

Secțiunea următoare detaliază modul în care soluția DMS Integra City preia un document, îl procesează, îl securizează și asigură finalizarea sa legală, transformând ciclul de viață al documentului într-un proces complet automatizat și auditabil.

5.1. Înregistrarea documentelor (intrare/ieșire/interne)

DMS-ul funcționează ca o Registratură Electronică Unică, fiind poarta obligatorie de intrare și ieșire pentru toate documentele Primăriei. Fiecare document, indiferent dacă este încărcat de cetățean prin portal, scanat la ghișeu sau creat intern, primește automat un Număr Unic de Înregistrare și Dată Certă. Sistemul alocă imediat documentului setul de Metadate necesare (ex: Tip document, Departamentul responsabil, Termen legal), transformându-l instantaneu dintr-un fișier inert într-o unitate de informație structurată. Acest mecanism asigură că niciun act nu poate intra sau ieși din instituție fără a fi înregistrat și urmărit electronic.

5.2. Fluxurile de aprobare și circuitul documentelor

După înregistrare, documentul este preluat de Motorul de Workflow al sistemului. Fluxul de lucru (circuitul) este automat și obligatoriu, fiind predefinit conform procedurilor interne și legislației (ex: o autorizație de construire urmează un traseu fix). Sistemul ghidează documentul de la un funcționar la altul, eliminând decizia subiectivă a celui care predă hârtia. Managerii beneficiază de o vizibilitate totală (tablouri de bord) asupra locului exact unde se află documentul și a funcționarului responsabil în acel moment. Acest mecanism asigură respectarea termenelor și servește ca instrument de disciplinare, identificând rapid orice blocaj intenționat sau neintenționat.

5.3. Versiuni, istorii și drepturi de acces

Pentru a garanta integritatea actului administrativ, DMS-ul Integra City implementează un sistem de Versionare inatacabil. Fiecare modificare, corectură sau avizare a unui document generează o versiune nouă, iar istoricul complet (Cine, Ce și Când a modificat) este păstrat permanent. Concomitent, drepturile de acces sunt gestionate granular pe bază de rol (Secretar, Șef Serviciu, Funcționar), asigurând că angajații pot vizualiza, edita sau semna doar documentele pentru care au atribuții legale. Această combinație de versionare și control al accesului protejează Primăria împotriva litigiilor și a breșelor de securitate internă (GDPR).

5.4. Căutare avansată și filtrare după metadate

Unul dintre cele mai mari câștiguri de eficiență este Regăsirea Instantanee a informației. DMS-ul permite o Căutare Avansată care transcende simpla căutare după nume de fișier. Documentele pot fi filtrate și regăsite în fracțiuni de secundă după orice metadatată alocată la înregistrare (ex: „Toate cererile de tip succesiune din 2023 care au termenul depășit” sau „Toate contractele semnate cu furnizorul X”). Sistemul folosește și tehnologia OCR (Recunoaștere Optică a Caracterelor), permițând căutarea chiar și în conținutul documentelor scanate, eliminând complet timpul alocat căutării fizice în arhive.

5.5. Semnătura electronică și arhivarea digitală

Punctul final și cel mai important al circuitului este validarea legală. Documentele sunt semnate electronic de către funcționarii desemnați folosind Semnătura Electronică Calificată (SECS), garantând forța probantă în fața instanței (eIDAS). Ulterior, actul administrativ finalizat și semnat este transferat automat în modulul de Arhivare Digitală Legală. Acest modul asigură stocarea pe termen lung, inalterabilă, în conformitate cu Legea Arhivelor Naționale (Legea 201/2024), transformând arhiva fizică vulnerabilă într-o Memorie Instituțională digitală, securizată și complet auditabilă.

5.6. Notificări, alerte și monitorizare în timp real

Pentru a menține ritmul de lucru, DMS-ul funcționează proactiv prin sisteme de Notificări și Alerte automate. Funcționarii primesc alerte imediate când un document ajunge în coada lor de lucru, când un termen legal se apropie de expirare sau când o solicitare necesită atenție urgentă. Managementul instituției beneficiază de Monitorizare în Timp Real prin tablouri de bord (dashboards) personalizabile, care afișează indicatori cheie de performanță (KPI) și rapoarte privind volumul de muncă per departament sau funcționar. Aceasta oferă controlul necesar pentru intervenții rapide și ajustări operaționale bazate pe date concrete.

6. Exemple

Pentru a valida eficacitatea strategică a DMS-ului Integra City, este esențială analiza rezultatelor obținute în administrațiile publice care au adoptat deja soluția. Deși, din motive de confidențialitate, nu putem divulga nume specifice de instituții, vă prezentăm rezultatele măsurabile obținute. Pentru un studiu de caz detaliat, cifre exacte și referințe, vă rugăm să luați legătura directă cu echipa Integra City.

6.1. Integra City – digitalizarea registraturii în administrația locală

Implementarea DMS-ului în Unități Administrativ-Teritoriale (UAT) din categoria Orașelor și Municipiilor a dovedit rapid că sistemul rezolvă problema fundamentală a birocrației la bază. Prin trecerea registraturii pe platforma Integra City, s-a obținut o centralizare completă a comunicării (Intrare/Ieșire/Intern) și o standardizare a tuturor formularelor. Un caz relevant indică faptul că, odată cu eliminarea completă a înregistrării manuale, a fost eliminat și riscul erorilor umane la alocarea numerelor de înregistrare, iar documentele de la cetățeni (depuse online) au intrat automat în fluxul de lucru. Acest lucru a poziționat Primăria nu doar ca o instituție modernă, ci ca una care funcționează cu predictibilitate, esențială pentru mediul de afaceri local.

6.2. Implementarea în instituții strategice cu volum mare de date

Experiența implementării soluției în instituții cu caracter strategic și cu un volum mare de date sensibile (similar Direcțiilor de Sănătate Publică) demonstrează capacitatea Integra City de a gestiona scenarii complexe. În aceste cazuri, DMS-ul nu a gestionat doar corespondența, ci a asigurat auditabilitatea completă a deciziilor critice (ex: avize sau sancțiuni). Sistemul a oferit conducerii un control total asupra fluxurilor interne, permițând monitorizarea în timp real a fiecărui dosar. Aceasta a fost crucială pentru a garanta că răspunsurile oficiale respectă termenele legale și că documentele cu caracter confidențial (GDPR) sunt accesate doar de personalul autorizat, confirmând standardele înalte de securitate și criptare ale platformei.

6.3. Impactul: timp de procesare, costuri și satisfacția utilizatorilor

Studiile de caz converg către rezultate clare, direct măsurabile de management:

Timpul de Procesare: Media de soluționare a unei cereri standard (ex: eliberarea unui certificat) a fost redusă în mod constant cu peste 40%. Această reducere dramatică este rezultatul direct al automatizării traseului documentului (Workflow) și al eliminării timpilor morți asociați cu circulația fizică a hârtiei.
Reducerea Costurilor Administrative: S-au înregistrat economii anuale semnificative, în principal prin reducerea consumului de hârtie și toner cu peste 80% și prin eliminarea costurilor de arhivare fizică și de curierat intern. Aceste economii justifică rapid rentabilitatea investiției (ROI) în sistem.
Satisfacția Utilizatorilor (Intern/Extern): La nivel intern, funcționarii raportează că timpul economisit la căutarea și îndosarierea documentelor a crescut eficiența individuală cu până la 30%. La nivel extern, creșterea transparenței (posibilitatea cetățeanului de a-și urmări dosarul online) a redus plângerile și a îmbunătățit substanțial imaginea Primăriei ca instituție modernă și orientată spre cetățean.

7. Ghid pentru manageri și administratori: Asigurarea succesului digitalizării

Succesul implementării DMS-ului Integra City nu depinde doar de calitatea software-ului, ci și de modul în care managementul planifică și execută tranziția organizațională. Acest capitol oferă repere esențiale pentru a naviga procesul, a gestiona rezistența la schimbare și a măsura performanța.

7.1. Cum se planifică o tranziție digitală

Tranziția digitală trebuie abordată ca un proiect de reformă instituțională, nu ca o simplă achiziție IT. Planificarea strategică începe cu o analiză aprofundată a fluxurilor de lucru curente (As-Is), pentru a identifica punctele de ineficiență și blocajele birocratice. Managementul trebuie să definească clar viziunea de viitor: ce acte administrative vor fi exclusiv digitale, care sunt indicatorii de performanță cheie (KPI) care trebuie atinși și ce resurse (umane și financiare) vor fi alocate dincolo de finanțarea inițială PNRR. Este esențială asigurarea unui sponsor la nivel înalt (Primarul sau Secretarul General) care să susțină și să impună schimbarea.

7.2. Etapele implementării unui DMS (analiză, dezvoltare, instruire, mentenanță)

Implementarea soluției Integra City este un proces structurat care minimizează riscurile operaționale:

Analiza Detaliată (Mapping): Echipa de implementare UNICORE, împreună cu personalul Primăriei, mapează și optimizează toate fluxurile de lucru, definind cerințele exacte de metadate și versiuni.
Dezvoltare și Personalizare: Sistemul este configurat pentru a reflecta structura organizațională specifică (departamente, roluri, drepturi de acces) și este realizată integrarea necesară cu celelalte sisteme (Taxe și Impozite, GIS).
Instruire și Pilotare: Se acordă o importanță maximă instruirii funcționarilor, concentrându-se pe utilizarea efectivă a fluxurilor de lucru și a semnăturii electronice. Urmează o fază pilot, în care sistemul este testat în paralel cu cel vechi, pentru a asigura adoptarea fluidă.
Mentenanță și Suport Continuu: Integra City asigură suport tehnic permanent și mentenanță continuă, gestionând actualizările legislative (ex: modificări în Legea Arhivelor) și asigurând scalabilitatea sistemului pe măsură ce volumul de documente crește.

7.3. Indicatori de performanță (KPI) și evaluarea rezultatelor

Pentru a justifica investiția și a menține controlul managerial, rezultatele trebuie evaluate prin indicatori clari, cuantificabili. Managerii trebuie să urmărească:

Timpul Mediu de Procesare (TDP): Reducerea TDP-ului pentru serviciile esențiale (ex: autorizații, răspunsuri la petiții).
Rata de Adopție: Procentul de funcționari care utilizează exclusiv DMS-ul pentru sarcinile zilnice și numărul de documente nou create electronic.
Rata Erorilor: Scăderea numărului de erori de înregistrare sau de procesare, datorată automatizării.
Conformitatea cu Termenele: Procentul de sarcini finalizate în termenul legal.

Aceste KPI-uri sunt vizualizate în timp real pe tablourile de bord (dashboards) ale DMS-ului, transformând sistemul într-un instrument continuu de evaluare a performanței și de luare a deciziilor bazate pe date.

7.4. Recomandări pentru schimbarea organizațională și adoptarea tehnologiei

Schimbarea organizațională este cea mai mare provocare. Conducerea trebuie să depășească rezistența funcționarilor la schimbare (adesea bazată pe frica de control sau de noul sistem) prin:

Comunicare Transparentă: Explicarea faptului că DMS-ul este un instrument care îi ajută, nu care îi înlocuiește sau îi controlează discreționar.
Training Intensiv și Personalizat: Asigurarea că fiecare angajat are competențele digitale necesare pentru a utiliza eficient sistemul (căutare avansată, semnătură electronică, workflow).
Incentivare și Recunoaștere: Recompensarea acelor departamente și funcționari care adoptă rapid și eficient noul sistem.
Impulsionarea Politică: Conducerea (Primarul) trebuie să impună utilizarea sistemului ca modalitate de lucru.

8. Suport și parteneriat cu Integra City

Parteneriatul cu Integra City (UNICORE) extinde investiția în software la un angajament pe termen lung față de succesul digitalizării Primăriei. DMS-ul este livrat împreună cu o strategie completă de implementare și suport, asigurând că tranziția este rapidă, eficientă și că sistemul rămâne aliniat la nevoile operaționale și legislative.

8.1. Servicii de implementare, instruire și mentenanță

Echipa de specialiști Integra City oferă un pachet complet de servicii, conceput pentru a elimina riscul tehnic de la nivelul Primăriei:

Implementare: Realizarea fazei de analiză (Mapping), configurarea platformei conform structurii interne și realizarea integrărilor necesare cu sistemele deja existente (Taxe și Impozite, GIS).
Instruire: Programe de training intensive și personalizate, adaptate pe roluri (pentru funcționari, IT și management), pentru a asigura o rată de adopție ridicată și utilizarea corectă a funcționalităților cheie (workflow, semnătură electronică).
Mentenanță și Suport Continuu: Oferirea unui suport tehnic permanent (help desk), actualizări legislative și tehnologice (upgrade-uri) și asigurarea conformității continue cu standardele de securitate (GDPR & ISO 27001). Acest angajament pe termen lung garantează longevitatea investiției.

8.2. Contact și consultanță personalizată

Pentru a demara proiectul sau pentru a clarifica orice aspect specific structurii dumneavoastră, echipa Integra City este pregătită să ofere consultanță personalizată. Vă încurajăm să stabiliți o întâlnire directă pentru a discuta în detaliu provocările specifice și pentru a vedea cum modelul nostru modular poate fi adaptat perfect la cerințele și bugetul UAT-ului dumneavoastră. Puteți contacta echipa noastră de consultanți strategici pentru a primi o ofertă personalizată și pentru a iniția procesul de evaluare a conformității cu cerințele de finanțare PNRR.

8.3. Resurse suplimentare și demonstrații live

Înțelegem că decizia de a implementa o soluție DMS este una strategică și de lungă durată. De aceea, punem la dispoziția managementului o serie de resurse suplimentare:

Demonstrații Live (Proof of Concept): O sesiune personalizată în care funcționalitățile cheie ale DMS-ului Integra City (ex: crearea unui flux de lucru, arhivarea legală, căutarea avansată) sunt prezentate în timp real.
Documentație Tehnică Detaliată: Acces la specificațiile tehnice complete, inclusiv standardele de securitate și arhitectura API, utilă pentru departamentul IT.
Referințe și Studii de Caz extinse: Pentru a beneficia de o viziune completă a impactului, vă invităm să solicitați direct referințe și studii de caz extinse, cu detalii operaționale, direct de la echipa noastră de vânzări.

Prin alegerea Integra City, Primăria alege un partener strategic, nu doar un furnizor de software, asigurându-și astfel transformarea digitală aliniată la cele mai înalte standarde naționale și europene.