Sistemul de Registratură Electronică este esențial în digitalizarea oricărei instituții sau organizații.
Fiind prima piesă centrală în optimizarea proceselor administrative, asigură rapiditate, siguranță și transparență în gestionarea intrărilor și ieșirilor de documente.
Modulul Registru Electronic este o soluție modernă, emergentă, interoperabilă și sustenabilă, concepută pentru a răspunde nevoilor reale ale instituțiilor publice, mediului privat, domeniului medical, ONG-urilor și instituțiilor de învățământ.
Scalabil și personalizabil – permite adaptarea funcționalităților la specificul fiecărui sector, garantând în același timp securitatea datelor și integrarea completă cu alte module ale platformei Integra.
Ce este și cum funcționează Sistemul de Registratură Electronică
Un Sistem de Registratură Electronică este o platformă software care permite digitizarea completă a fluxului de documente, transformând automat documentele fizice în format digital și eliminând birocrația.
Acesta asigură indexarea inteligentă și căutarea instantanee a documentelor pe baza conținutului, metadatelor și câmpurilor personalizate. Modulul gestionează fluxuri de aprobare configurabile, rutând automat documentele pe tip, departament sau utilizator.
De asemenea, oferă un istoric complet al trasabilității pentru fiecare document: cine a efectuat ce, când și ce acțiune. Include integrare cu semnătura digitală și arhivarea legală, respectând legislația în vigoare.
Elemente tehnice cheie
- Digitizare Completă a Fluxului de Documente: Transformă automat documentele fizice în format digital, eliminând birocrația.
- Indexare Inteligentă și Căutare Instantanee: Motor de căutare avansat bazat pe conținut, metadate și câmpuri personalizate.
- Fluxuri de Aprobare Configurabile: Rutarea automată a documentelor pe tip, departament sau utilizator.
- Istoric Complet al Trasabilității: Înregistrare detaliată pentru fiecare acțiune efectuată asupra documentului.
- Integrare cu Semnătura Digitală și Arhivarea Legală: Suport pentru semnătura electronică calificată și conformitate cu legislația curentă.
- Arhitectură cloud sau on-premise: Implementabilă fie în infrastructura proprie, fie în cloud guvernamental sau privat.
- Interoperabilitate prin API: Modulul comunică cu alte sisteme și baze de date, permițând schimbul securizat de informații.
- Securitate cibernetică: Criptare, autentificare multi-factor, control granular al accesului, logare a tuturor acțiunilor.
- Conformitate legală: Respectă GDPR, legislația arhivării electronice și standardele naționale/internaționale.
Aplicabilitate în fiecare sector
Modulul Registru Electronic este fundamental pentru toate cele cinci platforme UNICORE:
Administrația publică (IntegraCity):
Asigură gestionarea rapidă a intrărilor și ieșirilor de documente, centralizarea tuturor solicitărilor cetățenilor și instituțiilor, asigurând trasabilitate completă.
Mediul privat (Integra Corporate):
Centralizează toate documentele primite și emise (contracte, facturi, corespondență), optimizând fluxurile interne și externe de comunicare.
Domeniul medical (Integra Health): Permite înregistrarea și gestionarea corespondenței medicale, a rezultatelor, a solicitărilor pacienților și a relațiilor cu partenerii, asigurând un acces securizat și rapid la informații.
Sector ONG (Integra ONG): Administrează transparent documentele de corespondență, cererile de finanțare, contractele și rapoartele, garantând conformitatea și trasabilitatea.
Educație (Integra Edu): Facilitează înregistrarea diplomelor, a cererilor studenților/elevilor, a rapoartelor și a altor documente oficiale, automatizând procesul de emitere și arhivare.
Integrarea cu celelalte module Integra
Registrul Electronic este poarta de intrare a documentelor în ecosistemul Integra, fiind strâns conectat cu alte module:
Managementul Documentelor: Documentele înregistrate intră direct în DMS (Sistem de Management al Documentelor) pentru procesare ulterioară.
Arhivare Electronică: La finalul ciclului de viață, documentele înregistrate sunt arhivate conform legislației în vigoare.
Formulare Electronice: Cererile depuse online generează automat înregistrări în registru, care sunt apoi gestionate.
Plăți Online, Petiții Online, Programări Online: Solicitările și documentele generate prin aceste module sunt înregistrate și procesate prin registrul electronic.
Module sectoriale (Urbanism, Fisa Medicală, etc.): Documentele specifice acestor domenii sunt înregistrate inițial prin Registrul Electronic.
Beneficiile utilizării
Eficiență operațională: Reducerea timpului de procesare prin automatizarea digitalizării fluxului de documente.
Reducerea birocrației și a costurilor: Eliminarea documentelor fizice și a cheltuielilor asociate cu tipărirea, curieratul și arhivarea manuală.
Transparență: Posibilitatea monitorizării în timp real a stadiului documentelor înregistrate și a trasabilității complete.
Securitate și Conformitate Legală: Protejarea datelor și respectarea standardelor (GDPR, legislația arhivării electronice), cu suport pentru semnătura digitală.
Acces Rapid și Căutare Inteligentă: Regăsirea instantanee a oricărui document înregistrat, prin indexare avansată.
Scalabilitate: Gestionarea eficientă a unui volum mare de înregistrări, de la câteva sute la milioane de documente, fără pierdere de performanță.
Modulul Registru Electronic din platforma Integra nu este doar un instrument tehnic, ci o infrastructură strategică pentru digitalizare. Prin capacitatea sa de a digitiza și organiza eficient fluxul de documente, de a asigura trasabilitatea și conformitatea legală, el devine esențial pentru orice instituție sau organizație care dorește să atingă un nivel superior de eficiență și transparență.
Integra pune la dispoziție această soluție modernă, emergentă, interoperabilă și sustenabilă, construită pentru prezent și pregătită pentru viitor.
